トンガリまるの思うところ。

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【効率化】エクセルよりもGoogleスプレッドシートを使う3つの理由

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【効率化】エクセルよりもGoogleスプレッドシートを使う3つの理由のアイキャッチ
こんにちは!
GoogleDrive大好きトンガリまる(@tongarimarukun)です!

もしかしてあなたは,エクセルでリスト管理とかしちゃってませんか?もしそうなら,ぶっちゃけかなり非効率的だと言わざるを得ません。

なぜなら,エクセルよりも優れている上に無料で使えるGoogleスプレッドシートというツールがあるからです。

そこで今回は、僕がエクセルよりもスプレッドシートをオススメする理由について解説しますね!

【基礎知識】エクセル・Googleスプレッドシートとは(知ってる人は次の見出しへ!)

【基礎知識】エクセル・Googleスプレッドシートとは(知ってる人は次の見出しへ!)
まずは、エクセルやGoogleスプレッドシートがそもそもよくわからないという人のために、それぞれについて簡単に説明しておきますね!わかってるという人は飛ばして次の見出しから読んでもらって大丈夫です!

エクセル(Microsoft Excel)とは

エクセルは、Microsoft社の商品であるMicrosoft Officeに含まれる表計算ソフトです。

特に日本では多くの人が図表の作成に使用していますが、独自の関数やマクロ言語と呼ばれる数式を使用することで、複雑な計算を簡単に実行できるほか、簡単に解析ソフトのようなプログラムを組むこともできます。

WindowsMacAndroidiOSを対象としているため、一般的に広く普及していて、会社や学校で必須のソフトとして導入しているところも多いですよね。PC教室などでも教えていないところの方が少ないくらいです。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートは、簡単にいうとエクセルのオンライン版のようなものです。Googleが提供していて、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で使用することができます。

アプリはもちろん、ブラウザからでも使用できるので場所を選ばないほか、オンライン状態であれば様々なサイトと連携させることができるため、非常に利用しやすいのがポイントです。

エクセルとGoogleスプレッドシートを比較してみた

それでは、本題であるエクセルからスプレッドシートを使う理由について、この2つを比較して説明していきますね。比較のポイントは以下の通りです。

  1. 料金
  2. 複数人での共同作業・ファイル共有の簡単さ
  3. 便利な関数

ひとつずつ見ていきましょう。

1.料金

Googleスプレッドシート無料で使用できます。Googleアカウントを持っていることが条件にはなりますが、アカウントも作成は無料で簡単ですし、持っている人が多いですよね。

それに対して、Wordは以下のような費用が発生します。

エクセル金額表
詳細は以下をご覧ください。

Microsoft 公式 - 家庭向けおよび一般法人向け Office 製品の比較

MicroSoftのoffice製品は金額がボトルネックになりがちですが、Googleスプレッドシートならその何点もクリアできます。

もちろん、スプレッドシートはエクセル形式を含めて以下の形式でダウンロードできるため、エクセルファイルでの納品などが必要な際にも対応できます。

2.複数人での共同作業・ファイル共有の簡単さ

Googleスプレッドシートの本領とも言える部分ですが、複数人での共同作業ファイル共有がめちゃくちゃ簡単です。

エクセルだと、基本的にはファイルを誰かが作って、それを相手に送って、更新して保存したものを再度共有して、とかなりめんどくさいですよね。

その点、Googleスプレッドシートであれば、URLを共有することで、誰でも編集に参加することができ、リアルタイムで同時に作業することができます。

また、ファイルの共有の際も、

  • 閲覧のみ
  • コメントのみ
  • 編集可能

の3段階で編集権限を設定できるため、編集させずにデータだけ共有したいという場合にも簡単ですよね。

これに関しては、Googleアカウントを持っている相手なら個別で設定できますし、URLを知っている人全員を対象にすることもできるので大勢での共有にも適しています。

その上、オンラインであれば編集はリアルタイムで保存される上、すべての変更履歴を遡って復元することが可能です。誰が変更したのかまでわかるため、チームでの作業にも適しています。

エクセルでも、Microsoftアカウントを持っている人同士であれば、Outlookなどを活用して同時作業は可能ですが、動作が重かったりする上に、MacユーザーでMicrosoftアカウントを持っていない人も多いので、なかなか手間がかかります。

3.便利な関数

エクセルにも独自の関数が存在しますが、Googleスプレッドシートにも同じく独自の関数が存在します。エクセルと共通のもの(sumなど)もあれば、エクセルには無いものや同じ働きでも異なるものもあります。

この関数が、エクセルに比べて非常に便利なんですよね。

ページやシートをまたいでデータを抽出できたり、Webページからデータを抽出できたり、あるいは抽出の基準が細かく設定できたりとオンラインでこその機能などが充実しています。

エクセルよりも絶対Googleスプレッドシートが合理的!

さて、今回はエクセルよりもGoogleスプレッドシートがオススメだということについてお話ししてきましたが、いかがでしたでしょうか?

他にもGoogleスプレッドシートに関する記事は書いていこうと思うので、ぜひ読んでみてください!